Incontro Di Stile Coaching. Segreti Di Una Comunicazione Aziendale Efficace

2024 Autore: Harry Day | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 15:47

Una volta, come capo alle prime armi del dipartimento del personale in produzione, aspettavo con entusiasmo il primo incontro della direzione dell'impianto. Ho immaginato quanto produttivo avrebbe lavorato il team di gestione per il bene del team.

Il mio subordinato, un ispettore del dipartimento del personale, che ha lavorato qui per quasi 50 anni, non condivideva le mie brillanti aspettative. “Non stupitevi che il dipartimento del personale venga incolpato di tutti i problemi dell'impianto. Non essere turbato da questo stato di cose, i leader devono sfogarsi e trovare i colpevoli. E il formato dell'incontro sarà più simile a un bazar che a un incontro organizzato di colleghi che devono arrivare a una decisione comune».

In effetti, l'incontro mi ha colpito per la mancanza di costruttività. Parlarono praticamente tutti contemporaneamente, senza ascoltarsi e senza ricordare l'ordine del giorno. Di conseguenza, i problemi "scottanti" sono rimasti irrisolti e tutto il tempo è stato speso per discutere dettagli insignificanti. Sono trascorsi 10 anni da allora, ma, secondo i dirigenti di varie società, incontri simili si svolgono ancora.

Cosa posso consigliare come coach per mantenere le riunioni costruttive ed efficaci? Considera la richiesta e cerca le migliori pratiche per implementarla. Innanzitutto, analizza se hai davvero bisogno di condurre una riunione o puoi farlo con un altro formato di comunicazione interna?

Quando tenere la riunione?

1. È necessaria una discussione di gruppo su un problema o un'attività

2. È necessario condividere informazioni importanti con il team e ascoltare le opinioni dei suoi membri su questo argomento.

3. Vuoi raccogliere il maggior numero di idee e punti di vista su un tema importante

4. C'è un problema che colpisce gli obiettivi della maggior parte dei tuoi subordinati.

5. Sai che il team vorrebbe riunirsi e risolvere insieme qualche problema, distribuendo allo stesso tempo la responsabilità della sua attuazione

Quando non dovresti tenere una riunione?

1. Ha senso utilizzare altri strumenti di comunicazione senza ridurre le prestazioni

2. Il compito è urgente/importante e il ritardo nel risolverlo può essere troppo costoso

3. La domanda è troppo personale per parlarne pubblicamente

4. Non c'è abbastanza tempo per preparare e condurre la riunione

5. Vuoi usare l'incontro come uno strumento per punire qualcuno dai subordinati

Tutti e dieci i punti possono essere riassunti in una frase. Condurre una riunione quando c'è bisogno di lavoro di squadra e non tenere una riunione se non c'è tale bisogno.

10 consigli per riunioni efficaci

Obbiettivo. Determina tu stesso per quale scopo hai bisogno di organizzare una riunione? Quali risultati e in che forma vuoi ottenere alla fine dell'incontro? Ci sono decisioni da prendere? Quali difficoltà possono sorgere e come neutralizzarle? In che misura gli obiettivi dei partecipanti alla riunione coincidono/differiscono? Sono possibili conflitti di obiettivi? Più accuratamente viene elaborata la prima fase, minore sarà la resistenza durante l'incontro

Partecipanti. La composizione dei partecipanti alla riunione è formata in base ai suoi obiettivi. Invita quelle persone che possono dare un contributo davvero importante alla discussione dei temi dell'incontro. Metti alla prova le tue motivazioni per reclutare un gruppo di lavoro, stai trasformando gli incontri in un teatro di un attore (te stesso)? È davvero questa formazione che sarà produttiva? Vale la pena cambiare costantemente la composizione dei partecipanti, formandola individualmente per ogni riunione. Questo aiuterà il manager a evitare la routine e ad avere un impatto positivo sulle dinamiche di gruppo

Formato. Scegli il miglior formato di riunione in base alle tue attività. Se hai bisogno, ad esempio

1) informare il team sulle innovazioni

Condurre una "riunione - messaggio informativo". Il compito di tale incontro è informare il più possibile i partecipanti sui cambiamenti imminenti, l'obiettivo è ridurre la resistenza. Un buon strumento per aiutare un leader sarebbe un'analisi SWOT.

2) impostare compiti e assegnare responsabilità

"Ordine di riunione". Un format molto strutturato e chiaro, controllo della situazione, l'obiettivo è distribuire le responsabilità da parte dei partecipanti in autonomia. Ciò ridurrà il livello di direttività che può interferire con la qualità delle prestazioni dei compiti.

3) giungere a una decisione comune

Organizza un "incontro-negoziazione" durante il quale ascolti le opinioni di tutti i partecipanti. Strategia di riunione vantaggiosa per tutti, il ruolo del leader è il moderatore. Gli strumenti di questo formato sono il brainstorming, il sondaggio multiposizione, il sondaggio con le carte, lo schema di analisi dei problemi, ecc.

Schema di analisi del problema, T. Edmüller

4) combinare per risolvere il problema

L'incontro di mediazione è il formato ottimale per un tale incontro. È molto importante trovare un moderatore che goda dell'autorità della squadra. Un leader potrebbe non essere sempre la scelta migliore. È molto più efficace invitare uno specialista esterno (mediatore, coach, consulente)

5) raccogliere idee

"Meeting - Brainstorming" sarà al 100% la soluzione migliore in questo caso. La cosa principale in questo formato è seguire le regole e l'algoritmo di brainstorming. Inoltre, mantieni un'atmosfera di apertura e disinvoltura, ricordando che la critica uccide l'efficacia di tali incontri

6) migliorare la competenza

"Incontro-apprendimento". Questo formato consente al leader di agire come formatore o allenatore. Condividi informazioni utili con i subordinati, discutine e pianifica come le implementerai nelle funzionalità quotidiane. Una buona scoperta per i manager saranno incontri di 30 minuti più volte a settimana / mese, organizzati da loro specificamente per lo sviluppo dei subordinati. Una competenza - una tecnica di sviluppo - un piano d'azione è un algoritmo approssimativo per tali incontri

Un posto. Il luogo in cui incontrerai il tuo team è determinato dallo scopo e dal formato dell'incontro. Il format formativo e gli “incontri di mediazione” possono richiedere sale di diverse dimensioni e attrezzature. Pensaci in anticipo. È inoltre necessario che i partecipanti possano vedersi ed essere in grado di stabilire un contatto visivo con il leader della riunione

Piano. Il tuo piano di incontro dovrebbe essere in forma scritta. In realtà, questo è un ordine del giorno che include i seguenti punti

- data, ora, luogo

- lo scopo dell'incontro

- questioni da discutere

- l'esito desiderato dell'incontro e la sua forma

- formato

- l'iniziatore e chi tiene la riunione

- un elenco dei partecipanti, compresi quelli invitati dall'esterno

Invia il piano della riunione ai partecipanti alla riunione, potrebbero voler aggiungere le loro domande. Per risparmiare tempo, puoi risolvere diversi problemi in un'unica riunione

Regole. Le regole di base per lo svolgimento delle riunioni sono stabilite dal team e possono variare da riunione a riunione. Ma ci sono regole permanenti, come il rispetto delle tempistiche, gli accordi sui decisori, le restrizioni imposte dalla politica aziendale, gli accordi sulla gestione dei conflitti, ecc

Protocollo. Si tratta di una sorta di sintesi dell'incontro, che ne descrive tutti i punti principali. È redatto dal segretario dell'assemblea, sulla base degli appunti presi durante l'assemblea. I verbali sono firmati dal leader, dal segretario della riunione, nonché dai principali partecipanti (quelli indicati nel piano d'azione). Una copia del verbale viene inviata a tutti i partecipanti alla riunion

Volta. La gestione del tempo è uno degli aspetti chiave dell'efficienza delle riunioni. Inizia sempre la riunione all'ora stabilita, perché in seguito non sarai in grado di raggiungere la puntualità. Imposta i tempi per tutti i punti del piano e monitora la loro attuazione. Segui la regola 60x20x20:

Dedica il 60% del tuo tempo a questioni urgenti/importanti.

Lascia il 20% del tempo su argomenti imprevisti e domande urgenti che emergono all'improvviso

Assegna il 20% del tempo al cosiddetto. bisogni sociali - pause, pranzo, conversazione, ecc.

Il finale. Per concludere bene l'incontro, fate il punto sul lavoro di squadra. Annotare ciò che il team ha raggiunto, esaminare i punti del piano sviluppato, assicurarsi che tutti i presenti comprendano e supportino ciò che è stato pianificato. Al termine della riunione, generare una notifica riepilogativa che verrà inviata a tutti i partecipanti alla riunione, compresi gli assenti. Registra in esso un elenco dei partecipanti, le principali domande di discussione, le decisioni prese, un piano d'azione e i responsabili di ciascuno dei suoi punti, scadenze, punti di controllo, la data della prossima riunion

Il controllo. Non sono rare le situazioni in cui tutto finisce con un incontro. Per agire, hai bisogno di desiderio e motivazione, oltre al controllo sull'attuazione delle decisioni. Definire i punti di controllo e i responsabili direttamente in riunion

Difficoltà a tenere riunioni

1. Conflitt

Durante le riunioni, spesso sorgono situazioni di conflitto. A volte si infiammano così tanto che l'incontro si trasforma in un flusso di accuse reciproche e attacchi personali. Cosa dovrebbe fare il manager in questo caso?

- Rinviare la discussione della questione controversa e risolverla in seguito, nell'ambito di questo incontro. A quel punto, le passioni si placheranno e i partecipanti saranno in grado di esprimersi in modo costruttivo.

- Tradurre la soluzione al problema in un formato individuale e incontrare le parti in conflitto al di fuori dell'assemblea generale

- Risolvi la domanda e invita a considerarla al prossimo incontro

- Offri un compromesso

2. Barriere di comunicazion

Consigli, minacce, critiche, rimproveri, "diagnosi" ed etichettature, raccomandazioni, ordini, luoghi comuni e frasi banali possono fungere da ostacolo a un incontro. Le barriere comunicative causano resistenza e antipatia. È importante che il leader noti queste cose e attiri l'attenzione dei membri del gruppo di lavoro su di esse. Per rimuovere le barriere alla comunicazione, creare una regola di lavoro aggiuntiva a questo proposito. E anche migliorare sistematicamente la competenza comunicativa del team

3. Error

Svantaggi ed errori nella conduzione delle riunioni possono essere rilevati in qualsiasi azienda. I più tipici sono:

- mancato rispetto degli obiettivi prefissati

- mancato rispetto delle normative

- mancanza di informazioni per i partecipanti alla riunione

- trattenere i dipendenti nel tempo più produttivo

- pressione della testa o viceversa, passività e connivenza

- inattività dopo la riunione

Le tue riunioni possono diventare una preziosa risorsa gestionale o un buco nero in cui il tempo si dissolve senza lasciare traccia. La scelta è tua.