Come Migliorare Efficienza E Produttività O Come Organizzarsi?

2024 Autore: Harry Day | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 15:47

Se guardi una persona moderna, è facile vedere che la velocità e la complessità delle cose che ora devono essere affrontate nella vita si sono moltiplicate con il volume delle cose che dovevano essere fatte 50 anni fa.

La gente ha fretta, ma non in tempo. La vita della persona media è piena di vari messaggeri, servizi sociali. reti, e-mail e dozzine di altre distrazioni che ogni giorno colpiscono l'efficienza e la produttività. Nel frattempo, l'efficienza e la produttività personali sono la chiave del successo, il livello e la qualità della tua vita dipendono da loro.

Ci sono solo 24 ore in un giorno. Il successo è l'equivalente di ciò che ottieni in quel tempo. Pertanto, molti sognano la 25a e la 26a ora del giorno. Ma per avere successo, non è necessario cambiare il cronometro naturale. È sufficiente riconsiderare il tuo approccio al lavoro, ed è quello che faremo in questo articolo:

- Il gioco dovrebbe valere la candela … Non dovresti sprecarti in cose insignificanti e senza importanza. Immagina quanto tempo avrai se elimini le attività di routine e non necessarie dal tuo programma.

- Lavora per i risultati … Qual è il tuo obiettivo? Cosa vorresti ottenere entro la fine dell'anno? Sorprendentemente, poche persone possono rispondere chiaramente a queste domande. Decidi cosa vuoi (lanciare una startup, ottenere una promozione, aumentare i guadagni, ecc.) e andare con fiducia verso il tuo obiettivo, dedicando almeno tre ore al giorno per lavorarci.

- Pulizia dello spazio di lavoro. Organizza il tuo posto di lavoro. Un desktop disordinato rende difficile la concentrazione, perché in un'atmosfera di caos è difficile concentrare l'attenzione sui dettagli del lavoro da svolgere. Metti in ordine i documenti e archivia le cartelle non necessarie. Questo ti aiuterà a organizzare i tuoi pensieri e completare efficacemente il compito a portata di mano.

- Stato del flusso. Il concetto di flusso è stato sviluppato dal professore di psicologia Mihai Csikszentmihalyi. Secondo la sua ricerca, uno stato di flusso si verifica quando un problema è allo stesso tempo difficile, risolvibile e interessante. Se il compito che devi svolgere è troppo difficile, non sai come affrontarlo, allora sei preso dall'ansia. Se, al contrario, il compito è troppo facile, ti annoi, non vorrai nemmeno prenderlo.

Per lavorare sullo stato del flusso, trova un luogo appartato (un ufficio o un bar vicino all'ufficio - non importa) e immergiti nel processo. In questo caso, i compiti dello stesso tipo dovrebbero essere raggruppati e risolti in blocchi.

- Singolo compito … Il multitasking non aumenta, ma diminuisce le prestazioni personali. Anzi:

1 È estenuante. Quando ti aggrappi a una cosa o all'altra tutto il giorno, ma non vedi il risultato, ti senti completamente sopraffatto. Invece di soddisfazione per i compiti completati - frustrazione e stress.

2 Colpisce la qualità. Facendo più cose contemporaneamente, c'è un'alta probabilità di commettere un errore in una di esse (o in ciascuna). Di conseguenza, dovrai rifare e subire perdite (temporanee, finanziarie, ecc.).

3 Distrugge i legami sociali. Più informazioni fluiscono, più è difficile gestirle. Se stai scrivendo una lettera al tuo partner e allo stesso tempo parli con tua moglie al telefono, non sorprenderti quando senti da entrambi che sei insincero o disattento.

Per essere più efficiente, passa alla modalità single-tasking.

- Pianificazione giornaliera … Il lavoro senza un obiettivo specifico non ha senso, quindi prima di iniziarlo, fai un piano d'azione per la giornata. Prenditi 15 minuti per annotare le tue attività attuali e poi classificarle. Dopodiché, puoi tranquillamente metterti al lavoro, le tue attività saranno sistematizzate e le tue azioni saranno ordinate. Molte persone percepiscono la pianificazione come una perdita di tempo, ma chi la utilizza sa quanto aumenta la produttività professionale.

- La regola dei due minuti … Se l'attività richiede meno di 2 minuti, falla e basta! Rimandiamo dozzine di cose che possono essere fatte in letteralmente 2 minuti per dopo, gonfiando un intero problema. Porta fuori la spazzatura, rispondi a un messaggio, chiama l'help desk: l'elenco delle attività di due minuti può essere continuato a tempo indeterminato. Sì, non tutte le attività apparentemente semplici finiscono per richiedere esattamente 2 minuti. Ma meno ti “riunisci con lo spirito”, più tempo rimarrà direttamente per l'attività.

- Priorità … Non c'è molto tempo durante la giornata per stare al passo con tutto, quindi è importante stabilire le giuste priorità nel tuo lavoro. Prova a completare prima le attività più urgenti e importanti.

- Vuoto di informazioni … Scollega il telefono e non controllare la posta in arrivo. Se hai intenzione di iniziare un compito difficile, cerca di concentrarti il più possibile su di esso. Proteggiti da telefonate, messaggi SMS ed e-mail che ti distraggono. Sembra che ognuna di queste azioni richieda solo pochi minuti, ma il tuo modo di pensare sarà interrotto. Pertanto, dovrai dedicare più tempo e sforzi per completare l'attività principale.

- Scadenze … Molte persone percepiscono le scadenze come orribili, perché se non vengono rispettate, ci saranno problemi. In effetti, le scadenze sono una grande disciplina, il che significa che ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi. Quando affronti un caso particolare, assicurati di indicare l'ora del suo inizio e della sua fine. Conoscendo la scadenza per la fine del lavoro, sarà più facile per te pianificare e allocare i tuoi sforzi e il tuo tempo. Ma attenzione: non fissare scadenze "sovradimensionate". Ricorda: il lavoro occupa tutto il tempo assegnato (legge di Parkinson).

- Il riposo è prima di tutto. Solo i robot possono funzionare senza interruzioni, e anche quelli falliscono nel tempo. Tuttavia, molti di noi si sentono in colpa se, ad esempio, beviamo caffè troppo a lungo a pranzo. Una persona non può essere produttiva al 100% tutto il giorno. La concentrazione è come un muscolo: hai bisogno di riposo per lavorare in modo efficace. Una pausa di 15 minuti "riavvierà" il tuo cervello e sarai pronto per svolgere di nuovo i compiti con la giusta concentrazione e dedizione.

- Affettatura fine … Dividi un compito grande in diversi compiti più piccoli. Un compito complesso di solito richiede molto tempo e fatica. Per rendere più facile affrontare il compito a portata di mano, dividerlo in diversi intermedi. Ciò contribuirà a distribuire uniformemente i tuoi punti di forza e in ciascuna di queste fasi a vedere i risultati del lavoro svolto. Questo renderà il processo più veloce!

- Usa la tecnologia. Le scoperte tecnologiche nel secolo scorso hanno reso molto più facile completare più compiti in meno tempo. Pertanto, sii ricettivo alle nuove tendenze, dispositivi e programmi emergenti. Perché non approfittare di una fonte di guadagni di produttività.

- La magia dei numeri. Puoi influenzare meglio la situazione quando la comprendi attraverso i numeri. Tieni traccia di tutti gli indicatori che ti interessano. Ad esempio, dal numero di ore lavorate e dai report preparati alla produttività per ora di lavoro. Utilizza un sistema di reporting, un software di gestione dei progetti, SharePoint, fogli di condivisione di Google Docs, un pianificatore o solo una lavagna per tenere traccia delle metriche importanti del team.

Seguendo queste semplici linee guida, puoi aumentare la tua efficienza e produttività lavorando di meno e ottenendo di più.

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È tutto. Fino alla prossima volta. Cordiali saluti Dmitry Poteev.